時間の使い方——「大事なことを先にやる」考え方

先週のカレンダーを開いて、「大事だと思っていたこと」に使った枠が何時間あったか数えてみてください。ゼロなら、足りないのは時間ではなく置き順です。やることは山ほどあるのに一日の終わりに「今日、何をしたんだっけ」と思うのは、大事なことを”空いた時間にやろう”としているから。時間は増やせませんが、置く順番なら変えられます。コヴィー『7つの習慣』とマキューン『エッセンシャル思考』の考え方を下敷きに、「大事なことを先に置く」までの順番を1枚の地図に整理します。

この記事では「時間の使い方」を、大事なことから手をつける5つの視点で読み解きます。

足りない正体は「全部やろう」としていること

一日は24時間で固定です。それなのに、やりたいこと・やるべきことは無限に増えていく。だから「時間が足りない」の正体は、たいてい入れ物に対して中身を詰め込みすぎている状態です。時短テクニックをいくら集めても、入れ物そのものは広がりません。マキューンは『エッセンシャル思考』で「見極める・捨てる・しくみ化」を挙げますが、ここでは三つ目の”しくみ化”の側から読みます。入れ物のサイズを先に決めてしまえば、捨てる判断はあとからついてくるからです。やることは具体的です。いま抱えている用事を紙に全部書き出し、上から3つ以外に横線を引く。3つを選ぶ物差しは2つで足ります。半年後にも効くか。自分にしか頼めないか。どちらも当てはまらない用事は、今月は手をつけなくていい。

「重要」と「緊急」を分ける

目の前の用事は、2つの軸で仕分けると見え方が変わります。「緊急かどうか」と「重要かどうか」。コヴィー『7つの習慣』で広く知られた2軸です。上の地図の右上に置いたこの仕分けを眺めていると、いつも同じ区画だけが空いたままなのに気づきます。「緊急ではないが重要」の枠です。理由ははっきりしていて、この区画だけ”依頼主が自分しかいない”から。締め切りも、鳴った電話も、返信も、他人という締切がくっついてきます。ところが学び直し、体のメンテナンス、関係を育てる時間、将来の準備には、催促してくれる人が誰もいません。試すなら、今週のタスクを紙に書き、「急かしてくる人がいないもの」にだけ丸をつけてみてください。丸が1つもない週が続いているなら、忙しさの中身を疑ったほうがいい。

大事なことを「先に」予定へ置く

答えは単純で、空き時間を待つのをやめて、先に予定へ入れてしまうことです。「時間ができたらやろう」はほぼ実現しません。空き時間は自然には生まれず、細かい用事に食べられてしまうからです。コヴィーが『最優先事項』などで広めた「大きな石を先に入れる」というたとえがあります。砂や小石から入れてしまった壺には、もう大きな石は入らない。だからカレンダーに、会議と同じ重みで「この時間はこれをやる」と枠を取ります。1時間が難しければ30分で構いません。予定は入れた順に埋まっていくので、雑務から埋めれば大事なことの居場所は残らない。順番を先に決めておくと、同じ24時間でも「手がついた」という実感が残りやすくなります。

断る・減らすという技術

先に置いた枠は、守らなければただの飾りです。頼まれごとに全部「はい」と答えると、結局どれも中途半端になり、いちばん大事だったものから削られていきます。コツは3つ。①即答しない。「一度予定を見て返します」と一拍おくだけで、反射的な安請け合いが減ります。②理由と期限をつけて断る。「今期は別の件に張っているので今回は見送ります。来月以降ならまた声をかけてください」と言えば、関係を切らずに枠を守れます。③迷ったらやらない。「まあまあやりたい」程度のものは、たいてい後になって負担に変わります。断ることに慣れないうちは、失っても痛くない小さな依頼から試すのが安全です。

週に一度、点検する

週に一度、5分でかまいません。「先週、何に時間を使ったか」を眺める時間を取ってください。手帳やカレンダーを見返すだけで十分です。すると「重要なことに1時間も使えていなかった」「思ったより会議に取られている」といったズレが見えてきます。直すのは毎回1つだけ、と決めておくのがコツです。いちばん時間を食っていた予定を30分削り、その30分を「急がないが重要」の枠に付け替える。増やすのではなく付け替えると決めておけば、点検は5分で終わります。まずは今日、明日の予定に「大事なこと」を1つだけ先に入れてみてください。

まとめ:1枚の地図

ここまでの要点を「1枚の地図」にまとめました。さらに深めたい人は、下の参考書もどうぞ。

参考にした本

本文で触れた「より少なく、しかしより良く」をもっと深く辿るなら、グレッグ・マキューン『エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする』(訳:高橋璃子)が入り口に向いています。本当に重要な一点に力を集め、それ以外を上手に手放すための見極め方・断り方・しくみの作り方が、豊富な事例とともにまとめられた一冊。本記事の地図で言えば、「何を大事と決めるか」「どう断るか」の判断基準が、ここに詳しく書かれています。 → Amazonで見る

なお、重要と緊急の2軸はスティーブン・R・コヴィー『7つの習慣』、「大きな石を先に入れる」のたとえは同じくコヴィーの『最優先事項』が出どころです。

取った枠を守り切るための環境づくりは 「集中力の高め方——深く考える時間を守る」、枠の中で何をどう回すかは 「生産性を上げる思考——「速く小さく試す」仕事の進め方」 にまとめています。